(大多数情况下)无痛翻车的五个技巧

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作者:克拉丽莎•哈斯弗德,双十咨询公司(Double10 Consulting)首席执行官,注册规划师大师。

作为规划人员,我们都希望在构建模型时,解决方案架构师和模型构建者考虑并记录管理员的所有维护需求。但情况并非总是如此,特别是当许多人影响模型或用例的构建时。每当您开始一项新工作或开始处理一个新的用例时,请询问是否已经记录了一个滚动过程。如果没有,或者如果文档最近没有更新,请使用本指南创建您的模型翻转文档!

什么是车型翻车?

当在需要管理操作的用例时间轴中达到某个时间阈值时,就会发生模型翻转。大多数模型大量使用时间设置,因此经常需要进行模型翻转,特别是在跨越一年的阈值时。可以有每月、每季度、每年或以上所有需要的模型滚转过程。展期可能需要锁定某些DCA元素,以确保一个月/季度/年不能再更新超过某个点。它还可能需要运行某些操作来清除不再需要的事务数据。它可能依赖于另一个模型,在它自己被滚动之前被滚动。无论您正在处理什么类型的模型或用例,这五个技巧都将帮助您创建一个可以成功重复的模型翻转过程。

早点开始准备

  • 检查模型中可能与翻转相关的所有内容。翻转不仅仅是更改时间设置。它可以像用例本身一样简单或复杂(或多或少!)。这里有几个问题可以作为开始。
    • 哪些车型需要翻转?例如,您的佣金模型和销售报告模型是否需要在月结束后的某一天进行滚动?
    • 数据中心或任何主要事务数据是否需要作为流程的一部分进行清理?
    • 在使用的时间设置之外是否有任何自定义时间列表?是否需要在此列表中添加/删除任何时间段?
    • 是否有任何需要更新的时间范围,以便为翻转做准备?
    • 是否有多个属性模块需要更新或应该合并?
    • 更改模型中的任何属性项会产生什么影响?
    • 团队会在完成翻转之前创建一个模型副本吗?如果是这样,该模型副本将存储在哪里?
  • 这也是一个从整体上检查模型/用例的好机会,看看是否可以进行一般性的改进和简化。例如,如果您有两个模块作为模型范围设置,将它们组合起来并消除任何重复的行项。如果您有多个模型宽设置模块的名称,那么标准化命名约定。

创建、检查、再检查您的文档

  • 在Excel中制作一个文档(或者一个带有链接的anplan UX页面!),其中包含一步一步的说明。包括与用户关于模型停机时间的通信。确保有一个名为“分配到”的栏目,这样团队就可以一起划分和征服列表。
  • 注意每个步骤的先决条件。寻找可以同时进行多项活动的地方。一个人可以完成佣金模型的模型翻转,而另一个人可以完成销售报告的步骤吗?
  • 全面考虑环境问题。在另一个模型中采取步骤之前,是否需要在一个模型中进行更改?创建一个名为“Model”的列,并将所有模型的所有步骤存储在一个文档中。通过这种方式,您可以确保在考虑所有先决条件的情况下完成步骤。
  • 让其他人检查你的文件。眼睛越多越好。
  • 如果需要,请让业务所有者参与进来,特别是如果您是模型的新手,并且以前没有滚动文档。例如,如果您的销售预测模型是季度的,这并不一定意味着业务用户希望模型在季度的最后一天滚动。他们可能有几天的宽限期来收集本季度已完成交易的实际情况。
  • 确保每个参与模型翻转步骤的人都能获得他们需要的一切。例如,如果您的团队将所有模型副本存储在一个特定的工作区中,请确保每个拥有制作模型副本步骤的人都具有workspace Admin访问您的模型副本工作区的权限。

给自己一点时间

  • 如果有机会,先在模型的副本上做一次演练。事情进展如何?你有没有发现可以消除的步骤?你找到遗漏的步骤了吗?每一步花了多长时间?记下你所有的发现。
  • 如果你不能做一个演练,试着估计一下每一步需要多长时间,并在你的清单上记下这个时间。将所有时间加在一起以确定翻转所需的时间。添加缓冲时间,并将此时间告知用户,以便他们知道模型将离线多长时间。
  • 时机也是关键!与您的业务用户合作,确保您在正确的时间完成翻转。有时,模型在一个月或一个季度的某一周被大量使用。在大量使用时间之间给自己尽可能多的缓冲,以尽量减少停机时间。

让一个超级用户参与测试

  • 为每个用例找到最注重细节的业务用户。这个人也应该参与审查文件和完成演练。他们的责任是在向所有用户开放模型之前对模型进行双重检查。在发布模型之前要求他们签字。

在流程结束后进行复古吗

  • 有时候我们会错过一些东西。有时我们花的时间比预期的要长。有时我们会在过程中发现一些我们最初没有记录的东西。确保在您的逐步文档中记录所有的复古发现。如果您使用Excel而不是anplan UX页面,请确保在完成后将文档存储在团队的存储库中!

我在本文中包含了一个示例分步文档,帮助您开始组织翻转过程。您可以随意使用它、修改它,甚至将其转换为anplan UX页面。和往常一样,如果你有问题,请随时联系我们!

评论

  • 美妙的,克拉丽莎!这是我们每年做的最伤脑筋的保养工作之一。
    关键的结论是:“如果你有机会,先做一次演练……”为了大家的理智,请腾出时间来做一次演练。未来的自己会感谢你的。

  • 非常有见地,您完美地捕捉到了模型翻转的关注点!我知道我将在今后的所有新项目中实施这些建议。

  • 非常感谢你的分享@clarissa

  • @clarissa-太棒了!这个清单非常有用,因为我们已经尝试了我们自己的清单,但遗漏了你在这里强调的几个关键部分。欣赏你!